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Nell’ambito lavorativo le parole contano molto e in particolare quando non si parla di persona a un interlocutore ma ci si rivolge via email.
Le email sono diventate uno dei principali strumenti di comunicazione a cui non si può più fare a meno, specialmente per quanto riguarda il lavoro in ufficio. Se usate correttamente, le email offrono tantissimi vantaggi ma se usate con leggerezza possono essere addirittura controproducenti. Infatti, le email in ambito professionale devono rispettare dei canoni di formalità più elevati rispetto ai messaggi di posta inviati a amici o confidenti.
Ma come si fa ad essere certi che il messaggio sia efficace? Come capire se si esagera con la formalità o al contrario se si sta usando un tono troppo amichevole? Quali sono gli elementi da considerare per rendere una business email impeccabile?
Cerchiamo di fare un po’ di chiarezza su come scrivere un’email professionale che possa raggiungere il suo scopo.
Ecco alcune consigli che fanno la differenza.
L’oggetto dell’email
L’oggetto delle tue e-mail è l’equivalente del tuo biglietto da visita. E’ la prima cosa che cattura (o non) l’attenzione del destinatario del messaggio. E’ per questo che ciò che viene scritto in quella riga è influente tanto quanto il contenuto della mail stessa. L’oggetto del messaggio deve riassumere il contenuto della mail, deve essere chiaro e leggibile e non contenere parole spam. Quindi ricorda: non concentrarti solamente sul corpo del testo, ma dedica la giusta cura all’oggetto della mail, perché il successo o l’insuccesso di una trattativa può dipendere anche da questo elemento.
Chiarezza e brevità nel testo
“Keep it short and to the point”, come si dice.
Quando dobbiamo comunicare in ambito lavorativo, è bene farlo in modo chiaro, corretto ed efficace. Sì ad un layout chiaro per semplificare al lettore la ricezione delle informazioni e dargli modo di concentrarsi meglio sui contenuti. Cercate di ridurre il testo all’essenziale anche se dovete trattare di argomenti complessi (in caso ricorrete agli allegati o a documenti condivisi in cloud). Tenete conto che per le email in generale si predilige un linguaggio asciutto e snello, per evitare di incorrere in un’attività che risulti troppo dispersiva. Parliamo di email, non di romanzi.
Il tono di voce
Quante volte ti sarà capitato di ricevere email discutibili che lasciavano adito ad interpretazioni varie o fraintendimenti? D’altra parte quando si scrive non è come quando si parla: non ci sono le espressioni del volto né tantomeno i gesti.
Anche per scrivere email di lavoro serve un linguaggio specifico e il tono di voce è un aspetto fondamentale che va usato con cognizione. Evita formalismi, abbreviazioni, frasi con doppi sensi, un eccesso di terminologie inglesi e tieni sempre un tono neutro e gentile affinché il destinatario – collega, cliente o superiore – accolga piacevolmente le informazioni contenute nel messaggio. In ogni caso, sii cortese e gentile ed evita una forma di linguaggio che possa minimizzare l’autorità del destinatario.
Informarsi sul destinatario della mail
Prima di dedicarsi alla stesura del messaggio, informatevi sul destinatario della mail. Chi legge nota il rispetto che gli si porta anche attraverso la trascrizione di una semplice mail. Se si tratta di una persona che conoscete poco, un collega particolare o se si tratta di un responsabile a cui vi rivolgete per la prima volta tramite posta elettronica, può essere utile raccogliere informazioni su di lui affinché il messaggio risulti il più appropriato e piacevole possibile, ti permetta di creare un buon feeling e fare una buona impressione.
Ri-leggere prima di inviare
Sembrerà anche banale o scontato, ma vi assicuro che non lo è. Rileggere è sempre una buona idea anche se si tratta di un normalissimo sms via Whatsapp, e a maggior ragione se si tratta di email di lavoro. Lo dico perché le statistiche mostrano che si scrivono ancora troppe email in modo sbrigativo, piene di errori grammaticali e formattate male. Le email in certi contesti lavorativi sono l’unico canale comunicativo, quindi si raccomanda di rileggerle mille volte prima di premere invio. Non credete sia stupido giocarsi la reputazione per un errore di battitura?
Classe 1984. Vicentina doc. Blogger, copywriter e social media manager.
Vivo di caffè e polpastrelli sulla tastiera e credo che il Web 2.0 sia meglio del Paese dei balocchi”
