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Quando parliamo di riunioni di lavoro sappiamo bene di cosa si tratta, perché ognuno di noi, almeno una volta nella vita, ne ha preso parte. Quello che forse a poche persone è noto, è che fare bella figura alle riunioni può davvero portare benefici e vantaggi, qualsiasi sia l’attuale posizione e reputazione all’interno dell’azienda.
Perché fare bella figura alle riunioni conta
Se gestite nel modo giusto, le riunioni sono delle occasioni di incontro collettivo preziose e ogni persona chiamata a partecipare può portare un contributo importante.
Che si tratti di una riunione decisionale, formativa o motivazionale, i trucchi per fare bella figura alle riunioni esistono.
Il guru della gestione aziendale Peter Drucker una volta ha detto: “Una persona o fa una riunione o lavora. Non può fare entrambe le cose allo stesso tempo”.
Quindi se dobbiamo fare una e magari anche l’altra, facciamole fatte bene.
Le riunioni di lavoro si possono svolgere in modi diversi, trattare obiettivi e tematiche più o meno importanti. Molti le trovano improduttive e noiose, altri un momento di confronto e di condivisione fondamentali, un modo per fare squadra e per far spiccare il meglio di sè. Fatto sta che se volete fare bella figura alle riunioni, farvi notare di fronte a capi e colleghi – e perché no, fare carriera – seguire qualche accorgimento renderà il tutto ancora più facile.
Arrivare preparati al meeting
Uno degli aspetti iniziali da considerare è quello di informarsi preventivamente sui temi che verranno affrontati e discussi durante la riunione. Avere già chiaro il piano d’azione ci permetterà di apparire professionalmente più preparati – soprattutto se durante l’incontro ai partecipanti vengono richiesti interventi e feedback – e scongiurare ansie e amnesie.
Indossare i capi giusti
A meno che non siate dei personal trainer, non si può di certo andare alla riunione in tuta e sneakers. Volenti o nolenti, l’abito fa il monaco e anche durante una riunione, l’outfit giusto può davvero fare la differenza. Per natura siamo portati a farci un’idea su una persona fin da subito guardando l’aspetto esteriore, per cui mostrare un aspetto curato, vestirsi con un certo riguardo optando per capi adatti all’occasione, ci farà senz’altro fare bella figura. Dimostrarsi cordiali e sorridenti, ma occhio anche al dress code.
Sì alla puntualità
A prescindere dai motivi che possono averlo causato, quando si tratta di appuntamenti o riunioni di lavoro, arrivare in ritardo non è certamente professionale e non può di certo porre delle buone basi. Non rispettare l’orario di una riunione è sintomo di disinteresse e poca serietà, per cui la puntualità è un aspetto da non sottovalutare. Dimostra di essere delle persone in grado di gestire gli orari, minuziose, affidabili ed organizzate e di aver rispetto nei confronti delle persone con cui si collabora.
Via il cellulare
A meno che non serva per prendere appunti o per consultare cartelle di lavoro utili alla riunione, smanettare sul cellulare o estrarlo continuamente ad ogni segnale durante un incontro di lavoro, non vi farà di certo fare bella figura. Sembra un’accortezza ovvia, ma mettere il telefono in modalità silenzioso o meglio ancora spento, eviterà distrazioni e di farci perdere autorevolezza davanti ai partecipanti.
Prendere appunti
Mai entrare in sala riunioni senza avere a portata di mano carta e penna. Prendere appunti durante una riunione significa ascoltare, comprendere, selezionare e scrivere. Prendere appunti ci permette di fissare i contenuti, annotare gli interventi o i dubbi da chiarire, ma ancora di più permette di farci notare, distinguerci e apparire realmente interessati e coinvolti agli argomenti della riunione.
Intervenire in modo intelligente
Chi partecipa alle riunioni di lavoro, non dovrebbe solo ascoltare. Se siamo dalla parte di chi dovrebbe prestare attenzione all’interlocutore, fare degli interventi autentici, dare degli spunti innovativi e formulare proposte durante la riunione di lavoro, giova alla reputazione professionale. Oltre a rendere il meeting meno soporifero, fare interventi intelligenti fa emergere la propria personalità, rende la riunione più dinamica, evitando le noiose discussioni a senso unico e senza fine. Per carità, se non si ha niente di significativo da dire, meglio limitarsi ad ascoltare gli altri e non intervenire ad ogni costo solo per dire la propria.
Classe 1984. Vicentina doc. Blogger, copywriter e social media manager.
Vivo di caffè e polpastrelli sulla tastiera e credo che il Web 2.0 sia meglio del Paese dei balocchi”
